Di­rek­ti­ons­as­sis­ten­tin/Di­rek­ti­ons­as­sis­tent Ge­ne­ral­se­kre­ta­ri­at Direktion Bildung, Kultur und Sport

Stadt Biel

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Direktionsassistentin/Direktionsassistent Generalsekretariat Direktion Bildung, Kultur und Sport

Die Direktion Bildung, Kultur und Sport umfasst die Abteilung Schule & Sport mit den Kindertagesstätten und den Tagesschulen, die Abteilung Städtische Betagtenheime sowie die Dienststelle für Kultur und die AHV Zweigstelle. Die rund 1'000 Mitarbeitende stehen tagtäglich im Dienst der Bewohnerinnen und Bewohner der Stadt Biel. Das Generalsekretariat koordiniert als Stabstelle die Geschäfte der Abteilungen und unterstützt den Direktor bei seinen Aufgaben. Wir suchen per 1. Januar 2019 oder nach Vereinbarung eine Direktionsassistentin oder einen Direktionsassistenten 80 - 100% für das Generalsekretariat.

Ihre Hauptaufgaben

  • Sie koordinieren die Termine des Direktors, erledigen die Korrespondenz und stellen die Sitzungsunterlagen bereit.
  • Sie sind erste Ansprechstelle für interne und externe Kunden und erteilen direkt Auskünfte.
  • Sie führen die Geschäftskontrolle der Direktion, bewirtschaften die elektronische Dokumentenverwaltung und unterstützen das Generalsekretariat beim Erstellen von Stellungnahmen und Berichten.
  • Sie sorgen für den reibungslosen Ablauf der administrativen Arbeiten und tragen zur Verbesserung der betrieblichen Abläufe bei.
  • Sie sind verantwortlich für das Rechnungswesen und Personalwesen des Generalsekretariats und überwachen die Kredite.
  • Sie führen das Sekretariat von zwei stadtnahen Stiftungen, verfassen Protokolle und führen die Buchhaltung.
  • Sie führen die Aktenablage des Generalsekretariates.

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